Privicy-reglement 2019

Jachthavenvereniging “De Nadorst” Hasselt
Sluizerdijk 2, 8061AA Hasselt Ov
KvK 05061815
www.jachthavendenadorst.nl
Email: secretarisjachthavendenadorst@gmail.com
Telefoon secretaris: 0529-467244 of 06-51076460

 
Downloaden van het Privacyreglement De Nadorst 2019 is hier mogelijk:
 

Privacyreglement “Jachthavenvereniging De Nadorst
tevens van toepassing op “Stichting Jachthaven De Nadorst”

Pre Ambule.
Dit privacyreglement is bedoeld om aan de leden van de vereniging in zicht te geven in welke persoonlijke gegevens van hen geregistreerd worden en op welke wijze daarmee wordt omgegaan, welke privacybeschermende maatregelen er genomen zijn e.d.
Het privacyreglement is tevens opgesteld om te voldoen aan de verplichtingen zoals neergelegd in de wet “Algemene Verordening Gegevensbeheer”, zoals deze geldt vanaf 25 mei 2018 en de daarna eventueel doorgevoerde wijzigingen daarin.
Dit reglement is voorlopig vastgesteld door het bestuur van de jachthavenvereniging en zal geagendeerd worden voor de algemene vergadering in maart 2019, zodat dit door de ledenvergadering – in al dan niet gewijzigde vorm – bekrachtigd kan worden.

Artikel 1.
Als basis worden de op het aanmeldformulier (zie bijlage 1) gevraagde gegevens in de administratie van de vereniging opgenomen. Daarnaast zal de penningmeester van elk lid bijhouden via welke bankrekening(en) het betalingsverkeer zal plaatsvinden.

Artikel 2.
De motivering voor het registreren en opnemen in de administratie van de gegevens bestaat uit het volgende:
• naam, adres en woonplaats: om te weten, wie er kandidaat- , respectievelijk aspirant-, of lid, c.q. medegebruikerlid, is en waarnaar toe formele correspondentie gezonden kan worden;
• geboortedatum: om te kunnen bepalen of het lid al dan niet te jong is om zelfstandig de verplichtingen van het lidmaatschap aan te gaan, danwel of hij/zij daarvoor de toestemming nodig heeft van zijn/haar ouder(s), of een wettelijke vertegenwoordiger. De geboortedatum is ook nodig ter bepaling van de hoogte van de contributie van het Koninklijk Nederlands Watersport Verbond (KNWV);
• telefoonnummer(s): Om op eenvoudige en snelle wijze contact te kunnen leggen met de betrokkene, b.v. in situaties dat er iets aan de hand is met de boot van betrokkene (stormschade, gevaar van zinken e.d.);
• e-mailadres: E-mail wordt gebruikt als basis communicatiemiddel. Mededelingen, kennisgevingen, oproepen e.d. worden gewoonlijk per e-mail aan de leden en andere betrokkenen kenbaar gemaakt. Ook de facturering verloopt doorgaans via e-mail.;
• (voormalig-) beroep: De vereniging is voor een groot gedeelte afhankelijk van de zelfwerkzaamheid van de leden. Het op de hoogte zijn van het (voormalig-) beroep is daarbij een hulpmiddel om t.a.v. bepaalde werkzaamheden een of meer leden daarvoor gericht te kunnen benaderen ;
• naam boot en thuishaven: om te weten met welke boot(boten) we te maken hebben en deze kunnen herkennen. Daarnaast is het op grond van het Binnenvaartpolitiereglement een verplichting dat op elk (klein) schip de naam, de naam van de eigenaar en de thuishaven vermeld staat.
• afmetingen boot: om te kunnen bepalen aan welke eisen de (toe te wijzen) ligplaats moet voldoen, tevens worden deze gegevens gebruikt om de hoogte van de verschuldigde lig- cq. havengelden te kunnen bepalen.
• zeilboot/motorboot: dit gegeven is nodig om te kunnen bepalen of er al dan niet BTW in rekening gebracht moet worden c.q. afgedragen aan de Belastingdienst.
• inschrijfdatum: om, – in situaties, waarin meer vraag naar ligplaatsen is dan er beschikbare plaatsen zijn,- te kunnen bepalen wie het eerst aan de beurt is voor een vrijkomende ligplaats. Tevens grondslag voor de bepaling vanaf welk moment er contributie verschuldigd is;
• datum toekenning ligplaats: Dit vormt de grondslag voor de ingang van het gewoon lidmaatschap en de daaruit voortvloeiende financiële en andere verplichtingen .
• datum opzegging: Belangrijk om te kunnen bepalen tot wanneer de verplichtingen van het lid c.q. ex-lid doorlopen c.q. eindigen;
• overige informatie: Deze kan per individu/situatie verschillen en wordt alleen gevraagd en geregistreerd indien daar een ter zake doende reden voor is;
• bankrekeningnummer(s): om de financiële zaken af te kunnen wikkelen.

Artikel 3.
Naast de in artikel 2 genoemde gegevens worden in voorkomende gevallen aanvullende gegevens geregistreerd. Dit kan betreffen:
• vaarbewijs: Om te mogen varen met bepaalde (meestal grotere en/of snelle) schepen is wettelijk een vaarbewijs vereist. Deze eis geldt ook voor het varen in de haven;
• marifooncertificaat: Om te kunnen bepalen of betrokkene bevoegd is – in de haven – een marifooninstallatie te mogen gebruiken;
• radioroepnaam marifoon: Om bij evenementen en andere bijzondere gebeurtenissen het betreffende schip op te kunnen roepen en daarmee te communiceren;
• deelname lijst(en) activiteiten: Wanneer men zich opgeeft om aan bepaalde activiteiten deel te nemen wordt dit vanzelfsprekend geregistreerd;
• deelname verplichte werkdagen: In de vereniging is het verplicht om jaarlijks aan een aantal werkdagen deel te nemen. Indien er niet aan die verplichting voldaan wordt, wordt er – tenzij er bijzondere omstandigheden gelden – een boete in rekening gebracht. Vanzelfsprekend moet daarom geregistreerd worden of men al dan niet aan de verplichting voldaan heeft.;
• overzicht elektraverbruik: het door de betreffende booteigenaar gebruikte “walstroom” moet worden betaald en wordt om de verrekening te kunnen bepalen, geregistreerd;
• (Water)toeristenbelasting: Om te kunnen voldoen aan de door de gemeentelijke overheid opgelegde verplichting omtrent inning en afdracht van de toeristenbelasting worden deze gegevens conform deze verplichtingen aan leden en/of passanten, tijdelijke gebruikers e.d. gevraagd.;
• havenindeling(en): Deze worden opgesteld en bijgehouden om de bezetting van de haven in beeld te hebben en waar een eigenaar en/of zijn schip te vinden is;
• presentielijst (leden-)vergaderingen: om zicht te hebben welke leden aan een bepaalde vergadering/bijeenkomst hebben deelgenomen en om eventueel na te kunnen gaan of de besluitvorming in de betreffende vergadering voldoet aan de gestelde aanwezigheidseisen.;
• eregalerij: als erkentelijkheid voor (een buitengewone) bijdrage wordt aan sommige leden een erkenning uitgereikt/toegekend. In een staatje wordt bijgehouden aan welke personen, welke erkenning is toegekend, dit als een hulpmiddel om te weten wie een dergelijke eer is toegevallen.
• bestuurssamenstelling: Omdat de leden en andere betrokkenen het recht hebben om te weten, uit welke personen het bestuur bestaat wordt op het mededelingenbord op de haven en op de website de actuele situatie vermeld.

Artikel 4.
Voor het op correcte wijze bijhouden van de (persoonlijke) gegevens is de secretaris verantwoordelijk. Deze treedt tevens op als de – in de wet voorgeschreven – “functionaris gegevensbeheer”.
De penningmeester is verantwoordelijk voor het op zorgvuldige en correcte wijze omgaan met de financiële gegevens, de verkregen banknummers e.d.

Artikel 5.
Tot de geregistreerde basisgegevens hebben slechts de in functie zijnde bestuursleden van de vereniging en de Stichting Jachthaven De Nadorst toegang. De bestuursleden moeten daartoe een privacyverklaring (zie bijlage 2) ondertekend hebben.
Gegevens, die relevant zijn voor de havenmeester om in contact te kunnen komen met booteigenaren/leden, worden aan hem verstrekt. Ook hiervoor dient de privacyverklaring ondertekend te worden.
Financiële gegevens van de leden berusten volledig en vrijwel uitsluitend bij de penningmeester. Indien in het kader van de jaarlijkse controle door de kascommissie persoonlijke gegevens onder ogen van deze commissieleden komen, geldt hiervoor overeenkomstig de genoemde privacyverklaring.
Indien er sprake is, c.q. een sterk vermoeden daartoe bestaat, van disfunctioneren van de penningmeester kunnen de overige bestuursleden – vanuit hun verantwoordelijkheid voor het geheel van de organisatie – inzage in de financiële bescheiden eisen. Alsdan geldt voor hen tevens, dat er volstrekte vertrouwelijkheid geldt t.a.v. het op deze wijze verkregen inzicht in persoonlijke gegevens.

Artikel 6.
Namen, adressen, e-mailadressen, telefoonnummers e.d. van leden worden niet aan de overige leden – tenzij met instemming van het betreffende lid c.q. leden – verstrekt.
Wél kan er aan de leden een lijst verstrekt worden met daarop de indeling van de haven , de naam van de boten en de bijbehorende eigenaren; deze lijst bevat derhalve geen andere persoonlijke gegevens.
Onderlinge uitwisseling van persoonlijke (adres-)gegevens e.d. vindt plaats door en onder verantwoordelijkheid van de betreffende leden zelf. Een lid kan – behalve in situaties van juridische aard – niet verplicht worden zijn/haar persoonlijke adresgegevens e.d. aan een mede-lid te verstrekken.

Artikel 7.
De communicatie met de leden vindt – zowel individueel als collectief – veelal plaats met gebruikmaking van email. Collectieve mailings worden uitsluitend verzonden als BCC-bestand. (niet-openbare ontvangers).

Artikel 8.
Elk kandidaat-lid, aspirant-lid, gewoon lid of medegebruikerlid heeft recht op inzage van de ten aanzien van hem/haar bijgehouden persoonlijke gegevens. Hij/zij heeft tevens het recht om deze gegevens te laten aanpassen of om opdracht te geven deze te verwijderen.
Wanneer een lid c.s. verlangt dat ook de minimaal noodzakelijke basisgegevens verwijderd worden, kan het bestuur tot de conclusie komen, dat in redelijkheid niet verlangd kan worden om het lidmaatschap te continueren. Alsdan zal – met redenen omkleed – aan het lid kenbaar worden gemaakt, dat de lidmaatschap beëindigd wordt.

Artikel 9.
Alle persoonlijke gegevens, die niet meer noodzakelijk zijn of die niet meer geldig zijn, worden zo
spoedig mogelijk uit de administratie verwijderd.

Artikel 10
Na opzegging van het lidmaatschap worden de basisgegevens nog maximaal 2 jaar bewaard. Dit om nog in contact met het voormalige lid te kunnen treden in situaties, die bij het einde van het lidmaatschap nog niet volledig waren afgerond c.q. dan pas aan het licht komen/bekend worden.
Financiële gegevens worden bewaard overeenkomstig de gestelde wettelijke bewaartermijnen.

Artikel 11.
De ledenadministratie, de financiële administratie wordt – indien en voor zover digitaal bijgehouden – opgeslagen in een voldoende beveiligde omgeving. (Computer voorzien van b.v. een voldoende sterk wachtwoord en overigens ordentelijk ingericht met aparte, slechts op de vereniging betrekking hebbende, mappen en sub-mappen).
De papieren administratie en het papieren archief met persoonlijke gegevens wordt bewaard door de daartoe bevoegde persoon c.q. personen in een voldoende afgesloten kast/ruimte. (dus “achter slot en grendel”), die niet toegankelijk is voor derden.

Artikel 12.
Bestuursleden en andere bevoegde functionarissen dienen bij aanvang van hun functie schriftelijk te verklaren, dat zij op gepaste wijze om zullen gaan met de uit hoofde van hun functie verkregen (persoonlijke) gegevens en derhalve de privacy zullen eerbiedigen. Het gestelde in artikel 11 – en tevens elders in dit reglement – is van overeenkomstige toepassing.
Bij beëindiging van de functie dienen alle verkregen privacygevoelige gegevens overgedragen te worden aan het bestuur c.q. de nieuw verantwoordelijke functionaris.
Ook na beëindiging van de functie dient de opgelegde – en aanvaarde – geheimhoudingsplicht van bestuursleden en functionarissen volledig geëerbiedigd te blijven.

Artikel 13.
Alle bestuursleden en functionarissen hebben (of krijgen) de beschikking over een vanuit de vereniging c.q. stichting verstrekt e-mailadres bevattende de aard van de (bestuurs-)functie.
(b.v secretarisjachthavenverenigingdenadorst@gmail.com). Dit emailadres wordt eveneens op een voldoende veilige wijze door een sterk wachtwoord beschermd en is daardoor niet toegankelijk voor derden.
Persoonlijke e-mailadressen worden voor de communicatie binnen en in het kader van de vereniging/stichting niet (c.q. niet langer) gebruikt.

Artikel 14.
Persoonlijke gegevens van leden en/of bestuursleden worden – buiten hetgeen hierover in dit reglement is vastgelegd – slechts aan derden en/of instanties verstrekt indien daar een wettelijke grondslag voor is. (b.v. het is verplicht om de gegevens van nieuwe bestuursleden voorzien van BSN-nummer e.d. aan de Kamer van Koophandel ten behoeve van het verenigings-, danwel stichtingsregister te verstrekken).

Artikel 15.
In afwijking van het gestelde in artikel 10 worden – alleen de relevante – persoonlijke basisgegevens van ex-bestuursleden en functionarissen langer bewaard dan de genoemde termijn van 2 jaar. Dit met het oog op de historische gegevens van de vereniging/stichting en/of in voorkomende, noodzakelijke gevallen terug te kunnen komen op besluiten en situaties waarvoor de betreffende functionaris destijds (mede-)verantwoordelijk was.

Artikel 16.
De vereniging/stichting zal op generlei wijze gegevens registeren omtrent seksuele geaardheid, etnische en/of sociale achtergrond, inkomen e.d.
Medische gegevens worden eveneens niet gevraagd en in beginsel ook niet geregistreerd. Hiervan kan worden afgeweken, wanneer een lid uit eigener beweging deze gegevens wil verstrekken om (al dan niet tijdelijk) voor een aangepaste ligplaats in aanmerking te komen. Zodra deze gegevens hun relevantie verliezen zullen deze uit de administratie verwijderd worden.

Artikel 17.
Er zullen geen herkenbare foto’s, filmpjes, video’s en/of andere persoonlijke gegevens op de website of in andere publieke media worden geplaatst, tenzij daarvoor een akkoordverklaring voor is afgegeven.
Foto’s, video’s en filmpjes waarop het gezicht niet herkenbaar in beeld is, kunnen eventueel wel op (de fotopagina van de) website geplaatst worden. Ook deze echter worden op eerste verzoek van de betreffende persoon verwijderd.
Verstrekte akkoordverklaringen kunnen te allen tijde worden ingetrokken, waarna de betreffende foto(s) e.d. van de website verwijderd zullen worden.

Artikel 18.
Door het invullen en aan de vereniging beschikbaar stellen van het Aanmeldformulier gaat de betreffende persoon akkoord met het opnemen van de verstrekte – ook persoonlijke – gegevens in de administratie van de vereniging. Het feit, dat deze toestemming expliciet verondersteld wordt, staat duidelijk op het Aanmeldformulier vermeld.
Op dit formulier staat eveneens vermeld, dat de gegevens gebruikt worden voor aanmelding bij het Koninklijk Nederlands Watersport Verbond (KNWV). Door lid te worden van de vereniging wordt men tevens lid van het KNWV.

Artikel 19.
De vereniging en/of de stichting vraagt gewoonlijk aan haar leden niet om een VOG-verklaring (Verklaring omtrent het gedrag). Indien er echter i.v.m. de organisatie van b.v. (jeugd-)activiteiten een dergelijke verklaring toch gewenst/noodzakelijk is, zal deze aan het betreffende lid c.q. de betreffende persoon gevraagd worden. Ook met deze verklaring wordt prudent omgegaan en wordt geacht onder de reikwijdte van dit privacyreglement te vallen.

Artikel 20.
Dit Privacyreglement – en de eventueel daarna doorgevoerde wijzigingen en aanvullingen daarop – zullen op de website van de vereniging gepubliceerd worden. Tevens wordt dit reglement toegevoegd aan het z.g. “reglementenboekje”. Hierin zijn (o.a.) ook opgenomen: de statuten, het Huishoudelijk Reglement, het Havenreglement en de Vuistregels voor het toewijzen van de ligplaatsen.

Artikel 21.
Dit Privacyreglement kan worden aangevuld of gewijzigd worden indien het bestuur dit wenselijk acht, of indien de Ledenvergadering dit vordert. Tevens kunnen er wijzigingen worden doorgevoerd op grond van aanscherpingen en/of andere wijzigingen in de betreffende wetgeving.
In een dergelijke situatie voorziet het bestuur in eerste instantie in een voorlopige oplossing, die daarna formeel bekrachtigd wordt in de eerstvolgende Ledenvergadering.

Aldus vastgesteld,
Hasselt, 6 juni 2018

Hans de Graad, secretaris
Remco Eenkhoorn, penningmeester

Jachthavenvereniging “De Nadorst” Hasselt
Sluizerdijk 2 8061 AA Hasselt
KvK 05061815
Email: secretarisjachthavendenadorst@gmail.com
Telefoon secretaris: 06-51076460
Website: www.jachthavendenadorst.nl  

 

Bijlage 1 bij privicy-reglement 2018

Relevante teksten op/in Aanmeldformulier 2018

Er wordt op gewezen, dat de persoonlijke en overige gegevens die u vermeldt op het aanmeldingsformulier worden opgenomen in de ledenadministratie van de vereniging. Jachthavenvereniging “De Nadorst” zal de bepalingen genoemd in de wet “Algemene Verordening Gegevensbescherming” naleven en de aangeleverde gegevens alleen – al dan niet gedeeltelijk – verstrekken aan het Koninklijk Nederlands Watersport Verbond (KNWV), waarvan een lid van de vereniging tevens lid wordt. Overigens worden de persoonlijke gegevens alleen intern in de vereniging gebruikt en nimmer voor b.v. commerciële doelstellingen aan derden verstrekt. Zie overigens het privacyreglement op de website.
Door indiening van het aanmeldformulier met de daarop door u vermelde gegevens gaat u met het voorgaande akkoord.